個人情報を書面で取得する時

とくに断りがない限り、引用する法律は個人情報保護法で、ガイドラインは個人情報保護委員会の個人情報保護ガイドラインです。

個人情報を本人から書面で取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない(18条2項)

事務所や店舗で、顧客が申込書や注文書に住所・氏名を記載することはよくあることです。
そのような場合には、顧客が記載した書面を受け取る前に利用目的を明示しなければなりません。
明示ですので、あらかじめホームページに利用目的を掲載していても、別途、改めて示す必要があります。実務的には、利用目的を記載した書面を示すか、顧客が記載する部分の手前に利用目的を掲載することになります。後のトラブルを防止するのであれば、利用目的を確認したことを示すチェック欄に記入してもらうのがよいでしょう。
 
注意すべきは、
電磁的記録(メールやホームページの申込フォーム)を用いて取得する場合も、書面で取得する場合に当たることです。
ホームページに申込フォームを設置している場合は、入力画面が表示されるとき又は入力後送信が行われる前に、利用目的を掲載した画面が表示されるようにしましょう。できれば、その画面に利用目的を確認したことを示すチェック欄を設け、チェック欄に記入がされなければ送信できないようにすると、後のトラブル防止に役立ちます。
名刺も書面だけど、利用目的を明示しなければならないの?
利用目的の通知・公表をしなければならないことの例外として、取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合には、利用目的の通知・公表は不要です。(18条4項)。したがって、明示の必要もありません。
 
多くの場合、名刺交換は今後のお互いの連絡先を確認するために行われますので、利用目的の明示がなくても、連絡をするために名刺に記載された住所や電話番号を用いることはできます。しかし、単なる連絡にとどまらず、商品・サービス等のダイレクトメールを送付するとなると、「利用目的が明らか」な範囲を超える可能性が高いです。ダイレクトメールを送付する予定があるならば、名刺交換の際に、その旨を伝えましょう。