Service 業務内容

社内規程の作成

既にある社内規程の見直しや追加をしたい場合

  1. 規程を拝見させてください。
  2. 現在、お困りのことや変更したい点をお話しください。
まずは、既存の規程を拝見させていただきます。
その後、お聞きしましたご要望を踏まえた上で、規程同士の整合性や法改正に対応しているか等を確認し、修正の要否を含めて見直しの概要をご提案します。併せてお見積りも提示します。

社内規程がなく、初めて作る場合

  1. 現時点で解決したい問題と、必要とお考えのルールを教えてください。
  2. 今後どのような会社にしたいかもお話しください。
①・②を踏まえて、作成すべき規程と内容の概要をご提案します。併せてお見積りも提示します。

社内規程作成に関する当事務所の考え方

提案に際しては、一般的に必要とされる規程の一覧をご提示します。そこから、規程の取捨選択や追加する規程を決めましょう。
また、規程は作り方そのものにコツがいりますので、作り方も含めたご提案をします。
さらに、当事務所では規程運用の説明書も添付しますので、使える規程で機能する組織にしましょう。

最後に、市販の規程集を買ってきて、そこから適当に選べばよいのではないか、というご意見を伺うことが多いです。
たしかに、規程集は参考にするにはよいですが、あなたの会社の社風や経営者の方針とずれていたり、不要な条項が含まれていたりします。会社の実状とずれた規程や不要な条項を従業員は守りません。
そして、この守らないという状況は、残念ながらずれた規程や不要な条項だけにとどまらず拡大し、従業員がすべてのルールを守らないことが横行します。
一緒に納得のいく使える規程を作りましょう。

社内規程のコツについて

社内規程の作り方(総論)

会社等の法人は、行動指針など法人(事業体)としての経営方針を示すような原則的、宣言的なものから、各種社内規程・規則に至るルールの策定を行う必要があります。
もちろん、財務・税務に関わる規程や就業規則など、それぞれの専門職の協力を必要とする場合が多いです。個別の規程の策定に関しては別に述べますので、ここでは一般論にとどめますが、重要なことは、個々の従業員が実際に守ることができる規程・規則にすることです。

いくら法律的な理解が深くても、当該企業の日常業務の実態を把握しないままでは、実態と乖離した規程・規則しか策定できません。このような規程・規則は、結局のところ、日常業務の中で無視されてしまい形骸化します。実は、守られない規程はないほうがましです。 なぜならば、守られない条項があると規範意識が薄れ、他の条項までないがしろにされてしまうからです。

なお、規程・規則はその性質上、ある程度抽象的な表現にとどめざるを得ないことがあります。これによって、不適切な業務処理が発生するおそれがある場合には、業務処理手順のマニュアル化などの作業を行うことを怠ってはなりません。
さらに、規程・規則・マニュアルなどを策定した場合には、社内研修などを通じてこれらを周知徹底することが不可欠です。この点、これらを策定した者が自ら研修等で説明を行い、従業員等の質問に答えることも重要な役割です。

当事務所では、単にトップダウンで一方的に規程・規則・マニュアルを作成するのではなく、経営方針を踏まえつつも、現場の実態と従業員さんの業務のやりやすさに十分に配慮し、ボトムアップ方式で作成します。そして、作成後は研修等でその運用を具体的に説明して従業員さんに徹底し、現場で生じた疑問にもお答えします。

組織規程の作り方

一般に、会社等の法人は業務の分業(部門化)と権限の分業(階層化)が図られた組織です。この両者の分業が適切に図られないと、組織の業務執行は停滞し、効率的な運営を行うことはできません。
そこで、この両者の分業を図るため、業務の分業に関しては業務分掌規程を、権限の分業に関しては職務権限規程を、それぞれ策定する必要があります。

ところで、企業の担当者から「業務分掌規程も職務権限規程も過去に作成したが、その後、組織の改編があったので、現在は規程が守られていない」という話を耳にすることが少なくありません。
このような企業においては、しばしば、一つの業務に関して複数の上司から異なった指示が出され、その結果、現場が混乱する、あるいは、異なった指示の調整を図るために時間を要し、しばらく業務が停滞するという現象が生じます。 当然、効率化と責任の所在の明確化という内部統制の観点からは容認できないことです。まさに、規程が形骸化してしまった例です。

このような事態に陥っては早急に見直して改正する必要がありますが、見直しにあたっては、各部署の調整に時間をかけることが重要です。これは、私の経験上ですが、業務分掌規程の見直しに際しては、業務が競合する部署間では当該業務を押し付け合い、職務権限規程の見直しに際しては、権限が競合する職位(決裁者)間ではこれを取り合うことが多く発生します。
しかし、この押し付け合いや取り合いを一方的に裁断してしまうと、後に軋轢を生じかねないので、ある程度時間をかけて双方の言い分を聞いて判断することが重要となります。この役割を果たすのは、自らも当該部署あるいは当該職位と人間関係を有する社内の人間より、外部の専門家の方が適している場合が多いと考えています。おそらく、第三者的立場からの意見ということで、聞く耳を持ちやすいのでしょう。

議事録と文書管理規程の作り方

会社法上、議事録など取締役の職務の執行に係る情報の保存管理体制の構築が求められているのは、「取締役の職務の執行状況を監査役が事後的に監査する際に、当該情報へのアクセスを確保するため」(「内部統制の責任と現状」日本取締役協会編p72)です。

したがって、議事録が適切に作成されたものであることは当然の前提です。しかし、とくに中小企業においては、議事録の作成が方法・内容の点において適切でないことも少なくありません。 そこで、外部の専門家にこれらの作成の指導を受ける、あるいは、作成を依頼することも重要となります。

ところで、議事録の作成・保管の前提となる文書管理規程は整備されているでしょうか。文書管理規程は、管理する対象となる文書の範囲を定め、保管・保存に関して、責任者・管理方法・期間などを定めます。
さらに、文書の重要性に応じて機密区分を分け、機密区分に応じて保管方法及びアクセス権限を区別すること、電磁的記録を含めて管理体制を考えて定める必要があります。
このように整備された規程がないのであれば、まずは規程の作成もしくは修正が必要です。

また、そもそも議事録へのアクセス権限を持たない若手社員に、単なる文書作成の事務作業の一つとして議事録を作成させているようなことはないでしょうか。社内における機密区分やアクセス権限との整合性を持たせることが必要となります。