個人情報を取得する時

とくに断りがない限り、引用する法律は個人情報保護法で、ガイドラインは個人情報保護委員会の個人情報保護ガイドラインです。

個人情報を取得する時には、利用目的を通知・公表しなければならない。

第18条 個人情報取扱事業者は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。

(1)取得する

申込用紙に氏名等を記入してもらうのはもちろん、メールやホームページの申込フォームに氏名等の個人情報を記載してもらう場合も含みます。

メールの場合、例えば、〇〇〇@△△△.com というメールアドレスで、〇〇〇がお名前、△△△が会社名という組み合わせの場合、△△△社の〇〇〇さんと特定できるので、メールの内容に個人情報の記載がなくても、個人情報を取得したことになります。

(2)通知又は公表

個人情報を取得する度に、利用目的を本人に通知するのは非常に手間がかかります。そこで、あらかじめ公表する方法を採ることになります。

公表方法としては、ホームページに利用目的を掲載することが多いですが、ホームページがない場合は事務所・店舗の良く見える場所に利用目的を掲示してもかまいません。

利用目的の特定 

第15条 個人情報取扱事業者は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定しなければならない。

(1)できる限り

利用目的が明確にわかるように特定する必要があります。ガイドラインでは、

【具体的に利用目的を特定している事例】

事業者が商品の販売に伴い、個人から氏名・住所・メールアドレス等を取得するに当たり、「○○事業における商品の発送、関連するアフターサービス、新商品・サービスに関する情報のお知らせのために利用いたします。」等の利用目的を明示している場合

【具体的に利用目的を特定していない事例】

・「事業活動に用いるため」

・「マーケティング活動に用いるため」

(2)利用目的変更の制限

事業者が利用目的を変更する場合には、既に取得している個人情報については、「変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。」(15条2項)と定められています。

利用目的を公表する時は、面倒でも網羅的に利用目的を列挙するようにしましょう。