議事録と文書管理規程の作り方

会社法上、議事録など取締役の職務の執行に係る情報の保存管理体制の構築が求められているのは、「取締役の職務の執行状況を監査役が事後的に監査する際に、当該情報へのアクセスを確保するため」(「内部統制の責任と現状」日本取締役協会編p72)です。

 したがって、議事録が適切に作成されたものであることは当然の前提です。しかし、とくに中小企業においては、議事録の作成が方法・内容の点において適切でないことも少なくありません。そこで、外部の専門家にこれらの作成の指導を受ける、あるいは、作成を依頼することも重要となります。

 ところで、議事録の作成・保管の前提となる文書管理規程は整備されているでしょうか。文書管理規程は、管理する対象となる文書の範囲を定め、保管・保存に関して、責任者・管理方法・期間などを定めます。さらに、文書の重要性に応じて機密区分を分け、機密区分に応じて保管方法及びアクセス権限を区別すること、電磁的記録を含めて管理体制を考えて定める必要があります。このように整備された規程がないのであれば、まずは規程の作成もしくは修正が必要です。

 また、そもそも議事録へのアクセス権限を持たない若手社員に、単なる文書作成の事務作業の一つとして議事録を作成させているようなことはないでしょうか。社内における機密区分やアクセス権限との整合性を持たせることが必要となります。